به وبلاگ شفیع الله ایماق خوش آمدید

لايحه وظايف :

 لايحه وظايف چيست ؟

لايحه وظايف عبارت ازسند تحريري است که دليل موجوديت يک پست را دريک اداره تشريح ميکند.

  لايحهء وظايف نکات ذيل را بر ملا ميسازد :

1.      توانايي ها ي درخواست شده از کارمند جهت انجام وظيفه کدام ها اند؟

2.      کدام شاخص هاي وظيفوي را کارمند بايد به انجام برساند تا وظيفه را مؤثر و بوجه احسن انجام دهد؟

3.       چطور و تحت کدام شرايط کارمند با يد وظيفه را موفقانه انجام دهد؟

چرا لايحه وظايف را تهيه ميکنيم ؟

• بايد براي کارمند درباره وظايف و مسوليت هايش معلومات بدهيم. لايحهء درحقيقت تو ضيح نقش هر کا رمند بطورجداگانه بوده به وي کمک ميکند تا وظايف خود را درست د رک کند .
• بايد  واضح سازيم که به چه نوع شايستگي ها اکنون ودر اينده ضرورت است.
• با لايحهء وظايف ما فعاليت هاي کاري و ارتبا ط گزارش دهي را مشخص ميسازيم
• بخاطر تقرري هاي جديد ما بايد بدانيم که کدام شرايط لازمه براي انجام اجراات موثر لازم است و چطور در يک اعلان وظيفه منعکس گردد .
• ما ميتوانم اجراات کاري کارمندان خودرا براساس لايحه وظايف ارزيابي کنيم که آيا حقيقتا  آنها اجراات موثر يا غيرمو ثر داشته اند .
• به کمک لايحه وظايف مي توان يک صورت ثابت معا شات را ايجاد کرد .
• مي توانيم براي ارزيابي فعاليت ها و اجراات لايحه وظايف را اساس قرار دهيم.

لايحه وظايف به اساس تحليل و تجزيه کلي وظيفه ايجاد ميشود . هرگاه بخواهيم يک وظيفه را تحليل و تجزيه کنيم بايد سوالات ذيل را به منظور پيش نويس يک لايحه وظايف موثرمد نظر داشته باشيم:

·        موقعيت وظيفه در سلسله مراتب اداره چيست ؟

·         اين وظيفه کدام فعاليت ها را دربرميگيرد؟( دورنماو ماموريت)

·        مکلفيت هاي مشخص اين پست چيست ؟ دراين جا مي توانيد مفهوم  پست  و تمام مسوليت ها و حسابدهي  آنرا شرح دهيد .

·        اهداف و دست آورد هاي اين  وظيفه  که شخص به  آن گماشته ميشود ، کدام ها اند ؟

·        جهت انجام مکلفيت ها در وظيفه از کدام مواد ، اسباب وو سايل استفاده صورت ميگيرد؟

·        از کدام ميتودهاو پروسه ها جهت انجام مکلفيت هاي وظيفوي استفاده صورت ميگيرد؟

·    مکلفيت هاي مهم و نتايج کليدي موقف مطرح شده کدام ها اند ؟ اين سوال به شما کمک ميکند تا فعاليت ها ي مهم ر ا که از پست توقع برده ميشود، جداسازيد.

·    کدام نوع سلوک ، مهارت ها ، دانش و تجارب جهت بدست آوردن نتايج کليدي و دست آورد ها مهم اند ؟ با اين سوال شما بالاي شايستگي هاي معين شخصي تاکيد ميکنيد که براي انجام کار ضروري ميباشد.

·        ديگرکدام جنبه ها مهم است تا شامل گردد ( مثلآ به کي بايد گزارش تهيه شود )

لايحه وظايف با يد براي تمام وظايف درداخل يک اداره موجود باشد .  لايحه وظايف که بطور درست تهيه و تنظيم شده باشد شامل عبارات عملي مي باشديعني دقيقا توضيح ميدارد که چه بايد صورت گيرد. تمرکز آن با لاي وظايف ابتدا يي ، جاري ووظايف معمول روزانه و مسوليت ها ي يک پست مي باشد ( نه وظايف فرعي و اتفاقي ) شرح مکلفيت ها درمورد وظيفه بايدجنبه قابل تشخيص درمورد کارهاي اجراييوي داشته باشد و وظيفه را دريک الي سه جمله تشريح کند يعني لايحهء وظايف بايد بر اساس دست آورد ها استوار باشد و وسيله هاي علي البدل(بديل ها)را براي اجراء وظيفه به همراه داشته باشد .

شرح مکلفيت ها دريک لايحه وظايف بطور نمونوي داراي سه بخش است (موضوع ، مرام يا مقصد وفعل )

فورمه ذيل ما را کمک مينمايد تا معلومات لازم را جهت تحريرشرح مکلفيت ها در يک لايحه وظايف تشخيص دهيم:.

برنامهء معرفي کارمند جديد

علاوه بردرج اجراات مورد نظر در لايحه وظايف و شفاف ساختن آن لازم است تا براي کارکنان جديد يک برنامهء معرفي تهيه وتدوير گردد.

نخستين روز هاي وظيفه جديد بسيار مهم است زيرا کارمند جديد يک برداشت خاص ازاداره پيدا ميکند يعني وي بصورت عموم از فضاي کاري ، مسلکي بودن ، ارتباط بين کارکنان ، روش رهبري و غيره مسايل چگونه برداشت مينمايد وچه نوع مفکوره برايش ايجاد ميشود.

بايد تمام  ضروريات جهت آماده ساختن آغاز خوب براي وظيفه جديد فراهم گردد. جهت متيقن شدن از اجراات دوام دار و موثر ، يک دوره آزمايشي در ابتداي وظيفه بسيار مهم ميباشد . بنآ دوره آزمايشي يک جنبه بسيار مهم مديريت منا بع بشري ميباشد . يک دور ه  آزمايشي  بايد روي نکات ذيل تمرکز داشته باشد: 

• کارمند را به وظيفه اش آشنا ساخته در باره محيط کاري جديد به شمول مکلفيت ها و مسئوليت هاي وي برايش وي آگاهي دهد .
• وي را به ديپارتمنت، محل کار و به تما م اداره و همکاران جديد معرفي کند .
• اين ا حساس را در کارمند پيدا کند که وي خود را به زودي عضوديپارتمنت جديد بداند و يک فضاي استقبا ليه و خوش آمديد را برايش فراهم سازدواوراد ررابطه به وظيفه اش تشويق کند.
• احساس مالکيت  را درکارمند به وجود آورده و در نتيجه وفاداري نسبت به اداره را دروي ايجاد کند .
• احساس هدف مندي ، مسوليت و اعتبار را بين کارمندان جدبد تقويه نمايد .
• امکان مشاجره و سؤ تفاهم را  د رپروسه هاي کاري بعدي کاهش دهد.
• مصئونيت پرسونل را تضمين و فرصت جواب دادن به سوالات را به وجود آورد .

اگر شما مسئول دورهء آزمايشي کارمندان جديد د راداره خود هستيد لست ذيلا منحيث يک رهنما شما را کمک خواهد کرد تا تمام جوانب مهمي را که بايد در يک دوره آزمايشي مدنظرگرفته شود بخاطرداشته باشيد.

معرفي عمومي

آيا شما براي يک پذيرايي صميمانه آمادگي  گرفته ايد ؟ آيا شما کدام تحفهءکوچکي را در نظر گرفته ايد ؟ به کدام وقت و تاريخ کارمند جديد به کار آغاز ميکند ؟ او با يد به کجا و به کي مراجعه کند ؟ آيا او از دروازه دخولي پذيرايي خواهد شد ؟ آيا شما به  يک  محفل  مختصر آمادگي گرفته ايد  ؟ آيا شما اشخاص ذيربط را آگاه ساخته ايد و آيا اسم کارمند جديد را به آنها گفته ايد ؟

• آيا شما آمر ديپارمنت و ديگر آمرين مربوط را اطلاع داده ايد ؟
• آيا شما به همکاران خويش اطلاع داده ايد ؟
• آيا شما به مسئول امنيت و پذيرايي اطلاع داده ايد ؟
• آيا اشخاص مشخصي وجود دارند که کارمند جديد بايد باآنها معرفي گردد ؟

دفتر / ديپارتمنت / اداره

آيا شما در باره اداره تان براي وي معلومات ارائه کرده ايد ؟ از قبيل ...

• معلومات عمومي راجع به ادارهء تان ، معلومات عمومي د ررابطه به امور اداري
• ساختار ديپارتمنت ها و روابط آنها
• معلومات عمومي د ررابطه به تاريخچه و سابقهء ادارهء تان
• اخلاق اداري و شرح ماموريت .
• حقوق و مسايل قانوني
• کي چه وظيفه دارد ( اسم ، نقش ، مسوليت ها ) شما بايد کارمند جديد را د رلست آدرس ادارهء تان   شامل بسازيد بشمول نمبر تيلفون ، و آدرس وي
• معلومات درباره فرصت ها ي مسا وي